昆明理工大学学生工作部（处）

学工字（2020）40 号

昆明理工大学应征入伍学生档案管理规定

随着我校大学生应征入伍的数量不断增加，应征入伍学生到部队报到、申请报考军事院校及军事院校录取政审等， 都需要使用或者查阅个人档案材料。针对部队、军事院校对学生档案的审查利用、提档等不同需求，学生工作处、武装部本着服务学生的宗旨，依据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第 27 号）第二十二条“高校档案由高校档案机构保管”、第三十条“高校档案机构提供利用的重 要、珍贵档案，一般不提供原件”、“加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力”等规定，以及中组部关于印发《干部档案工作条例》（组通字[1991]13 号）第七章、第三十一条“档案一般不外借、借用查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容”的规定，现就应征入伍学生档案管理做如下规定。

一、应征入伍学生档案管理要求

已办理保留学籍手续的应征入伍学生，其档案原则上由学校统一管理。

二、应征入伍学生档案材料查阅、转递办理规定

（一）预定兵员阶段

应征入伍学生被兵役机关确定为预定兵员，需学校提供党员、团员材料，按照以下规定办理：

1.在学校所在地应征入伍的学生，由学校武装部统一提 供需办理的学生名单和办理申请交学生档案室，档案室复印党团材料、签署用途、盖章后交由学校武装部送到当地兵役机关。

2.在生源地入伍的学生，需提供部队或生源地武装部公函给所在学院，由辅导员持公函到学校武装部审核盖章后， 到学生档案室办理党团材料的复印，档案室将复印件签署用途、盖章后交辅导员，由辅导员转交学生所在部队或生源地武装部。

3.城市学院应征入伍的学生由城市学院按规定办理。

（二）应征入伍学生服现役阶段

1、学生在服现役期间，因入党或报考军事院校等，部 队需要查阅（调取）学生档案材料，由部队派人到校并提供 部队的公函（原件）及查阅人的身份证明办理。

若部队不能派人来学校办理，可以委托学生所在学院的辅导员代为办理，需提供以下材料：

（1）部队出具的公函原件。

（2）学院出具情况说明，内容包括应征入伍学生的基 本情况和查阅档案的用途，经办辅导员、学院党委副书记签字，盖学院党委章。

（3）学院辅导员填写《昆明理工大学应征入伍学生学 籍档案材料查阅登记表》(附件 1)，按照要求由经办辅导员签字、学院党委副书记签字、盖学院党委章，然后到学校武装部签字、审核、盖章。

（4）经办辅导员持上述材料，到学生处学生档案室由 档案室的老师对学生档案材料情况进行填写、审核、盖章， 最后此表交由辅导员转寄到部队。

2、服现役期间学生报考军事院校，达到相应录取分数 线，部队需要政审查阅学生档案，由部队派人到校并提供部 队的公函（原件）及查阅人的身份证明办理。

若部队不能派人来学校，可以委托学生所在学院的辅导员代为办理，需提供以下材料：

（1）部队出具的公函原件。

（2）学院出具情况说明，内容包括应征入伍学生的基 本情况和查阅档案的用途，经办辅导员、学院党委副书记签字，盖学院党委章。

（3）学院辅导员填写《昆明理工大学查阅学生档案登记表》(附件 2)，需经办辅导员签字、学院党委副书记签字、盖学院党委章，然后到学校武装部签字、审核、盖章。

（4）经办辅导员持上述材料，到学生处学生档案室按 照部队要求查阅政审学生档案。

3、服役学生被军事院校录取，需要转出学生档案，按 照以下规定办理：

（1）学生回学校办理终止学籍相关手续；

（2）学生持办理完毕的离校手续、军校录取通知书或其 他转档材料，到学生处档案室申请转递档案；

（3）学生档案室收取材料后按规定给予办理档案转出。城市学院应征入伍的学生由城市学院按相关规定办理。

4、城市学院应征入伍的学生由城市学院按规定办理。

(三)应征入伍学生退出现役，返校复学阶段

退役学生因参加研究生考试或其他报名考试等事宜，需要学校提供和查阅其在部队期间形成的档案材料，按照以下规定办理：

1.学生本人提出书面申请；

2.学院出具情况说明，内容包括应征入伍学生的基本情况和查阅档案的用途，需经办辅导员签字、学院副书记签字、 盖学院党委章；

3.经办辅导员持上述材料，到学生处学生档案室办理; 城市学院应征入伍的学生由城市学院按规定给予办理。

三、其他

1、本规定自发布之日起施行，原《关于应征入伍学生档案材料查阅办理流程的通知》（学生工作（部）处[2020]1 号） 即行废止。

2、本规定由学生工作处、武装部负责解释。

附件：1.《昆明理工大学应征入伍学生档案材料查阅登记表》 2.《昆明理工大学查阅学生档案登记表》

学生工作处、武装部2020 年 11 月 20 日